仕事効率化

【エクセル】マクロの記録の使い方と初心者でもすぐにできる活用法

何度も繰り返す操作を自動化したい…と思ったことはありませんか?

そんなお悩みを解消するのがエクセルのマクロ機能

たとえば、毎日決まった手順で作成する表や資料などを、まるで魔法のように一瞬で完成させることが可能です。

作業負担の軽減や時短にもなるため、社内の業務改善効果も期待できます。

ナル
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あなたも残業がなくなり、趣味や家族と過ごせる時間が長くなるかもしれませんね。

しかし、一般的にマクロは専門的な知識が必要というイメージがあり、興味はあるけど一歩が踏み出せないという方が多いです。

そこで本記事では、マクロが簡単に使える方法と初心者でもすぐにできる活用法をお伝えします!

これからマクロを学習したい人にもおすすめです。

iPhoneでもショートカットを作成したり、自動タップなどのマクロ的なことができます。

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「マクロの記録」機能なら初心者でも超簡単にマクロを作成できる!

エクセルのマクロを作成する方法2つあります。

  1. VBA(プラグラミング言語)でプログラムを書く(上級者向け)
  2. 「マクロの記録」機能でエクセルの操作を記録する(初心者向け)

「マクロの記録」では、条件で処理内容を分岐するなどの複雑なことはできませんが、初心者がマクロをはじめるには十分すぎる機能。
マクロの記録
本記事では「マクロの記録」機能を利用したマクロの作成方法をご紹介します。

クイックアクセスツールバーを併用すると、さらに業務効率が向上します。

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エクセル機能「マクロの記録」のメリット

「マクロの記録」を初心者におすすめする理由をお伝えします。

エクセル機能「マクロの記録」のメリット①VBAの知識は必要なし

マクロの記録は、エクセルで操作したマウスやキーボードの動きをVBA(プラグラミング言語)に変換して保存してくれます。

たとえば、マウスでA1セルをクリックしてキーボードで練習と入力。
マウスとキーボードの操作
マクロの記録モードでエクセルを操作すると、VBAとしてプログラムを自動的に作成。

専門的な言葉や文法を知らなくても問題ありませんし、シンプルな内容なら直接プラグラムを書くよりも圧倒的に速くマクロが作れます。
知識不要でマクロが作れる
記録したマクロは、簡単に使うことができます。

試しに「A1セルに練習という文字列を入力するマクロ」を実行。
マクロを実行
先ほど操作したとおり、A1セルに練習という文字列が入力されました。

後述しますが、マクロは専用のボタンやショートカットキーを設定することもできます。
作業が自動化できた
マクロはエクセル上級者や専門家にしか使いこなせないと思われていますが、このように初心者でもすぐに使うことができます。

ナル
ナル
僕はマクロを使うことで、1時間かかる仕事が数分で完了するようになりました。

エクセルで「マクロの記録」を利用しないのは絶対に損です。
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エクセル機能「マクロの記録」のメリット②修正・編集が可能で学習にも最適

「マクロの記録」で作成したプログラムは、他のパソコンやエクセルのバーションが変わっても利用することができます。

エクセルの新機能を含むマクロの場合、旧バージョンでは正常に動作しないこともあるため注意。

しかし、長く使っているとプログラムの処理内容を変更したい場面にも遭遇します。

たとえば、先ほど紹介した「A1セルに練習と入力するマクロ」を、「B2セルにテストと入力するマクロ」にしたいときです。

ナル
ナル
シンプルなマクロであれば「マクロの記録」で作り直しても良いですが、その都度新しく作成するのは面倒ですよね。

実は、「マクロの記録」で作ったプログラムは内容を修正・編集することができます。
マクロは編集できる
書かれているプログラムのA1をB2に、練習をテストに変更して保存。
マクロの内容を変更
修正したマクロを実行すると、B2セルにテストと入力されました。
マクロの処理が変更された
将来的にもっと巧みにマクロを使いこなしたいという方は、是非プラグラムの修正・編集にもチャレンジしてください。

最初はチンプンカンプンでも、イジっているうちに書かれているコードがなにを意味しているか理解できるようになってきます。

「マクロの記録」はプログラムを学習したい人にも最適ですね。
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【実践】マクロの記録でエクセル業務の改善!

他のシステムから抽出したデータを元に、一瞬で資料を完成させるマクロを作成しました。

方法は「マクロの記録」のみで、コードの修正・編集は一切していません。
ボタン1つで作業完了
マクロを使わずにデータを加工するとしたら、下記のような手順が必要となります。

  1. 不要な列の削除
  2. 列の挿入
  3. 数式及びエクセル関数の入力
  4. セルの高さや幅などを調整
  5. データの並び替え
  6. フィルターの適用

手順も多いため、エクセル操作に慣れている人でも数分はかかるのではないでしょうか?

流れを確認しながら作成したら、なかなか苦労しそうです。

しかし、マクロを作成すればこんな面倒な工程の作業でもボタン1つでOK。

これなら仕事を他の方に依頼するときにも、説明が簡単に済みますよね。

ナル
ナル
ボタンを押すだけですから…。

分析用のマクロボタンを設置しておくと、さらに仕事がはかどります。
マクロボタンを設置するとさらに便利
それぞれのボタンにはフィルターが適用してあるため、クリックするだけでデータの絞り込みが可能。

たとえば、「未婚」→「女性」と連続で実行すれば、「未婚女性」のデータのみが表示。

「既婚」→「男性」とすれば、「既婚男性」が簡単に表示できます。
マクロでフィルター
すべてのデータを表示したいときは「解除」ボタンでフィルター内容を解除。

誰でも一目で使い方がわかりますし、間違いが起きる可能性も極めて低いです。
フィルターの解除
マクロは自分のためだけではなく、部署や社内全体の業務改善になりますね。
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方

それでは、先ほど紹介したプログラムを例に「マクロの記録」の使い方をお伝えします。

エクセルのバージョンによっては、多少画面が異なることがあります。

僕はOffice365 SoloのExcelを利用しています。

エクセル機能「マクロの記録」の使い方①開発タブの表示

「マクロの記録」機能は、エクセルの開発タブの中にあります。

もし開発タブが表示されていない場合には設定が必要です。
マクロには開発タブが必要
ファイル→Excelのオプション→リボンのユーザー設定
リボンのユーザー設定
「開発」にチェックを入れてOKをクリックすると、エクセルに開発タブが表示されます。

これで「マクロの記録」を使う準備ができました。
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方②記録の開始と終了

開発タブの「マクロの記録」クリックして任意のマクロ名を入力。

例として「顧客リスト作成」としていますが、お好きな名前で問題ありません。
マクロ名を入力
OKを押すと、マクロの記録がスタート。

画面に特別な変化は見られませんが、エクセル操作がすべて記録されます。

エクセル以外の操作は記録されません。

いつも通りの決まった手順で作業を行い、最後に「記録終了」を押せばOK。
終わったら記録終了
マクロをクリックすると、記録されたマクロを確認できます。
記録したマクロの確認
「マクロの記録」は簡単に使えますが、間違った操作もすべて記録してしまうため時間をかけてゆっくり確実に操作をしてください。

ナル
ナル
それでも操作を誤ったときは、最初からやり直せば大丈夫。

僕は手順が長くなる場合、一度工程を紙に書き出して整理しています。
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方③手順通りに操作する

それでは、僕が実際にやった操作の流れをお伝えします。

参考にしながら、ご自身の仕事でどんなマクロが作成できそうかイメージをしてください。

先ほど紹介したデータを元に作成します。
元のデータ
「マクロの記録」がスタートしたら、まずは不要となるF列を削除。
不要列の削除
次に、C列に列を挿入して「氏 名」と入力。
列の挿入
C3セルを指定して「=A3&” “&B3」と数式を入れると、A列の「姓」とB列の「名」を統合した状態で表示。

C3セルの式をC12セルまでコピーします。
数式のコピー
G1セルに「=TODAY()」を入力して今日の日付を表示。
当日の日付
E列に列の挿入をして年齢を求めます。
年齢の列を挿入
「=DATEDIF(F3,$H$1,”y”)」という関数を使って、誕生日と今日の日付の差を計算しています。

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年齢を求める
A列・B列・F列を選択して非表示に設定。
列の非表示
C1セルに「顧客リスト(ダミー)」とタイトルを入力して、文字の大きさを調整。
タイトル入力
H2セルを指定して、データタブの並び替えを使います。
並び替え
最優先されるキーを「購入数」、順序は「大きい順」に指定。
大きい順
これで購入数順(降順)にデータが並びました。
降順で並び替え
仕上げに、C2セルをクリックしてフィルターを適用。
フィルター適用
ここまでの作業が終わったら、開発タブの「記録終了」をクリック。
記録終了
以上でマクロの記録は完了です。

マクロを確認すると、「顧客リスト作成」マクロができているはず。
マクロの確認
ついでに、フィルターの条件を適用したマクロも記録しました。

「マクロの記録」を開始して、マクロ名を「男性抽出」と入力。
男性抽出
性別のフィルターを男性のみ適用にしてOK。マクロの記録を終了。
男性のみチェック
同様の手順で、「女性抽出」、「既婚抽出」、「未婚抽出」のマクロも記録していきます。

最後に、フィルターを解除するマクロも作成。

「マクロの記録」を押してC2セルを指定します。
データタブのフィルターを2度クリックして記録終了。
フィルターを2回クリック
1度目のクリックでフィルターを解除して全データを表示

そのままではデータを分析するときに再度フィルターの設置が必要になってしまうため、2度目のクリックでフィルターを設置しています。
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方④マクロボタンの設置

作成したマクロをすぐ使えるように、ボタンとしてシートの中に設置します。

開発タブ→挿入→フォームコントロール→ボタンをクリック。
ボタンの挿入
任意の位置に好きな大きさの四角を描くと、マクロの登録画面が表示されます。
マクロの登録
作成済のマクロが並んでいるので、設置したボタンに割り当てたいマクロを選択してOK。

ボタンができました。
マクロを割り当てる
設置されたボタンの表示は変更できるので、分かりやすい名前にしておきます。
ボタンの名前を変更
同じように、他のマクロもボタン化しておくと便利ですね。
他のマクロもボタン化
ボタンが邪魔になる場合は、ショートカットキーの設定もできます。

任意のマクロを選択してオプション。
オプション
ショートカットキーをCtrl+好きなキーで決めておけば、いつでも簡単にマクロを実行することができるようになります。
ショートカットキーの設定
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方⑤マクロを保存する

誤ってせっかく作ったマクロを消してしまうと困るので、ここで一度データを保存しておきましょう。

マクロを含む状態で保存する場合、ファイルの種類を「Execl マクロ有効ブック」にする必要があります。
マクロ有効ブック
普段利用している「Excel ブック」で保存をしようとすると警告が表示。
警告

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このままExcelブックで保存してしまうと、苦労して作成したマクロが削除されてしまうので注意です。

左が「Excel ブック」で保存されたファイル。
右が「Execl マクロ有効ブック」です。
マクロを含むファイル
違いがわかりますか?

マクロを含むExcelファイルには「!」マークがアイコンに表示されます。

一目でそのファイルがマクロ有りか無しかか区別できるので、是非覚えておいてください。

Execl マクロ有効ブックを開いたとき、「マクロが無効にされました。」とセキュリティの警告が出ることがあります。
セキュリティ警告
インターネット上で配布されているマクロの中には、パソコンが不具合を起こすように悪意を持って作られたプログラムもあります。

ナル
ナル
ウイルスに感染したとか…。

そうしたリスクを回避するために、エクセルにはセキュリティ機能が標準搭載されています。

自分で作成したマクロや信頼できるファイルなら、「コンテンツの有効化」をクリックすれば問題なく使うことができます。
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方⑥編集と削除の方法

たとえば、データから「男性のみ」を抽出するマクロの条件を「女性のみ」に変更したい場合、マクロを作り直さなくても修正・編集で対応できます。

開発タブのマクロをクリック。
マクロをクリック
「男性抽出」を選択して編集。
マクロを編集
Microsoft Visual Basic For Applications(VBA)が自動的に起動します。

右側の窓に書かれているのが、フィルターで男性のみを抽出するマクロのコードです。
マクロのコード
今回の例だと、コードの「男性」の部分を「女性」に変更するだけでOK。
男性を女性に変更
フィルターを適用する範囲を変えたいときには、「ActiveSheet.Range(“$A$2:$H$12”)」のセル範囲を書き換えます。

画面を閉じて、マクロを開くとマクロ名が変更されています。

「女性抽出」マクロを実行してみると…
マクロを実行
女性のデータのみがフィルターで抽出されました。
女性のみを抽出
正直、僕もVBAのルールをくわしく理解しているわけではありませんが、コードを見ていると、なんとなくここを変更すれば良いという部分がわかってきます。

検証と失敗を繰り返しながら、少しずつできることを増やしていけると良いですね。

マクロを削除したい場合には、マクロ画面から削除をクリック。
マクロを削除
一度消してしまうと元に戻せませんので注意してください。
削除する
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エクセル機能「マクロの記録」の使い方⑦別々のマクロをつなげる

マクロは別々に作成したものでもつなげることができます。

「男性抽出」と「未婚抽出」のマクロを、一度に実行できるボタンを作成してみます。
マクロのボタンを作る
開発タブ→挿入→フォームコントロール→ボタン

任意の位置にボタンを設置します。
ボタンの設置
マクロの登録画面が表示されたら「新規作成」をクリック。
新規作成
VBAが起動します。
VBAが起動
Sub ボタン」と「End Sub」の間の行に、実行したいマクロ名を入力します。

今回は「男性抽出」と「未婚抽出」をするため、下図のように編集。
マクロを編集
エクセルの画面に戻り、ボタンの名前を「未婚男性」に変更。
未婚男性に変更
ボタンを押してみると、未婚かつ男性のみのデータが抽出されました。
データの抽出
「マクロの記録」は非常に便利な機能ですが、工程が長いと記録するにも一苦労です。

そんなときは分割で操作を記録して、あとでマクロをつなぐ方法もおすすめ。

修正・編集するときにも、どの部分がどの操作をしているのかが把握しやすいです。
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エクセルで「マクロを記録」する方法まとめ

プラグラミング言語の知識がない人でも、簡単にマクロを使える方法を紹介しました。

「マクロの記録」では、10分以上の長い操作でも記録することが可能です。

繰り返すエクセルの作業を自動化させて、業務改善に活用してください。

ナル
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操作の一部だけをマクロにするだけでも、かなりラクになることを体感できるはず!

慣れてきたら、コードの修正・編集にもチャレンジして使いこなしていきましょう。
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