仕事効率化

【エクセル】電子印鑑の作り方と1クリックで使える設定方法とは?

エクセルで作成した書類に印鑑を押したいとき、あなたならどうしますか?

たとえば、取引先に送る請求書には角印(社印)が必要です。
書類に印鑑を押す
他にも、社内の文書に「社外秘」・「回覧」・「重要」なんてハンコを押している企業もたくさんありますよね。

エクセルの作業画面で簡単にポンッと押印できたら便利ですが、残念ながらエクセルに電子印鑑という機能は備わっていません。

テキストボックスやワードアートを駆使して印鑑を作成したり、スキャンした印鑑の画像を利用している方もいますが面倒な作業です。

実は、エクセルはアドインというプログラムをインストールすることで、機能を追加することができます。

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つまり、エクセルに電子印鑑のプログラムを追加する方法があるということです!

本記事では、エクセルで使える電子印鑑の作り方1クリックで印鑑を使う設定方法を、どこよりもくわしく分かりやすく解説します。

エクセル電子印鑑は無料アドイン「Excel電子印鑑」で作成できる!

Excel電子印鑑
検索エンジンに「電子印鑑」と入れると、無料・有料問わずいろいろな電子印鑑サービスが表示されますが、おすすめはダントツで「Excel電子印鑑」

窓の社で配布されているExcel電子印鑑は、完全無料で利用できる電子印鑑アドイン(プログラム)。

インストールするだけで、現在あなたが使っているエクセルで電子印鑑を使うことができます。
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エクセルで電子印鑑を利用するメリット

エクセル電子印鑑のメリットをお伝えします。

エクセルで電子印鑑を利用するメリット①作業効率化

作業の効率化
ワードアートやテキストボックスで電子印鑑を作成する場合は、準備に手間がかかります。

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書類を印刷して押印する方法もありますが、効率は良くないです。

書類をメールで取引先に送るとなれば、押印した書類をスキャンしてファイルをパソコンに取り込む作業も発生します。

そうした苦労を考えると、エクセル上で書類に印鑑が押せたらかなりの業務効率化になると思いませんか?

エクセルで電子印鑑を利用するメリット②使える印鑑の種類が豊富

ビジネスで使える電子印鑑
角印や日付印はもちろんのこと、他にも「社外秘」・「重要」などのビジネス印をスタンプ感覚で利用できます。

そして、どの印鑑も大きさや文字のカスタマイズが可能

用途に合わせてオリジナルの電子印鑑を作ることもできて便利です。

エクセルで電子印鑑を利用するメリット③完全無料で費用は一切かからない

無料で使える
Excel電子印鑑は無料のアドインです。

ダウンロードやインストールをしても費用は発生しません

しかも、「Excel電子印鑑」の対応OSはWindows 98から最新のWindows 10と幅広いため、現在利用しているWindows系のパソコンであれば問題なく使えるでしょう。

エクセル電子印鑑を利用するデメリットは特になし

僕は自宅のパソコンと職場のパソコンでエクセル電子印鑑を利用していますが、インストールしたことでパソコンに不具合が起きたり困ったりしたことは一度もありません。

もしエクセル電子印鑑が不要になっときは簡単にアンインストールできるので安心です。

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エクセルで作成した請求書に電子印鑑を押してメール送信する流れ

印刷した書類に押印をして取引先にメールするとしたら下記のような流れになります。

  1. エクセルで作成した請求書を印刷
  2. 印刷した請求書に社印を押す
  3. 請求書をスキャンしてパソコンにデータ取り込み
  4. 取引先にメール送信

エクセル電子印鑑を取り入れるとこの流れが非常にシンプルになります。

①エクセルの画面で角印(社印)を押す
リボンの角印をクリック
ボタン1つで角印(社印)が押せました。
角印の電子印鑑が挿入された
後ほど紹介しますが、書体や文字の大きさは変更できます

②ファイルをメール送信
エクセル画面の左上の「ファイル」をクリックすると、「共有」という箇所があります。
ファイルの中の共有を選択
エクセルのファイルをそのまま送るならExcelブック、PDFに変換して送りたいときはPDFを選択。

今回はPDFでメール送信することにしました。
PDFをクリック
メールソフトが自動的に起動します。

新規メールにはPDFに変換された請求書ファイルが添付されているので、あとは件名と本文を入力して送信するだけ。
PDFが添付された状態でメール画面が開く
以上で完了です!

エクセルファイルのPDF変換は、クイックアクセスツールバーに登録しておくと便利です。

エクセルの超便利機能!クイックアクセスツールバーとは?エクセルの超便利な機能「クイックアクセスツールバー」を利用すれば、作業効率が格段に上がります。また、自分専用にカスタマイズすることも可能です。...

作業量も減っていますし、印刷やスキャンするために席を立つ必要がないのがラクですよね。

ペーパーレスにもなります。
印刷とスキャンは必要ない
エクセル電子印鑑はメリットだらけです。
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エクセル電子印鑑のインストール方法

ここからは、エクセル電子印鑑のインストール方法を解説していきます。

こちらのサイトからエクセル電子印鑑のファイルをダウンロードします。

「窓の杜からダウンロード」をクリック。

Excel電子印鑑をダウンロードする

EXSTAMP.zipという名前のファイルが自動的にダウンロードされます。

保存先は任意の場所でかまいませんが、今回は分かりやすくご説明するためにデスクトップへファイルを保存しました。

ダウンロードしたEXSTAMP.zipを右クリック→すべて展開
EXSTAMPファイルを展開
「ファイルを下のフォルダーに展開する」のところは、基本的にそのままでOK。

「展開」をクリックします。
そのまま展開する
展開したフォルダが自動的に表示されると思います。

EXSTAMPフォルダの中の、アドインインストール用ファイルをダブルクリック。アドインインストール用ファイルを実行

エクセルが起動します。

保護ビューが表示された場合には「編集を有効にする」を押してください。
編集を有効にする
使用しているエクセルの設定によっては、「セキュリティの警告 マクロが無効にされました。」の表示も出ることがあります。

その場合は「コンテンツの有効化」をクリック。
コンテンツの有効化
Excel電子印鑑のアドインセットアップ画面です。
Excel電子印鑑のセットアップ画面
シンプルな画面のため、迷うことはないと思います。

インストールしたいときには「インストール」ボタン、アンインストールしたいときには「アンインストール」をそれぞれクリックするだけです。

アンインストールすると、設定した情報も削除されてしまいます。

インストールを選択すると、数秒間処理が流れます。

「インストールが完了しました」と表示がされたらOK。
インストール完了
エクセルを一度終了します。

以上でエクセル電子印鑑のインストールは完了です。

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パソコンが苦手な方でも簡単にできますよ!

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エクセル電子印鑑の作り方と設定

インストールが完了したら、さっそくエクセル電子印鑑を使ってみましょう。

お好きなエクセルのファイルを開いてみてください。(新規のファイルでも構いません)

作業シート上で右クリックをすると、「Excel電子印鑑」という項目が新しく追加されているはずです。
右クリックするとExcel電子印鑑が追加されている
「Excel電子印鑑」にマウスのカーソルを合わせると、認印、データネーム印押印、角印押印、ビジネス印押印などが表示。

それぞれの項目をクリックするだけで印鑑が押せます!

エクセル電子印鑑の作り方と設定①認印

初めて利用するときはちょっとだけ設定が必要です。

まずは「印鑑設定」をクリック。

印鑑設定の画面の「認印」タブでは、名前やフォント、色、サイズなどをお好みに調整できます。

たとえば「名前」の欄に「緋山」と入力して、OKをクリック。
認印の設定
エクセルの作業シートで右クリックをしてExcel電子印鑑→認印認印をクリックすれば、認印の電子印鑑が貼り付けされます。
認印の電子印鑑
認印(電子印鑑)は、画像データと同じようにサイズ変更やコピー&貼付もできます。

大きくしたり、小さくしたり、調整してみてください。
電子印鑑はサイズをあとから変更できる
あなた専用のエクセル電子印鑑(認印)を作成してみてください。
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エクセル電子印鑑の作り方と設定②データー印(日付印)

語句上と語句下を組み合わせることで様々な場面に活躍できます。

日付印と呼ばれるの印鑑です。

語句上:「受付・確認・TEL・FAX・処理・入力…など」

語句下:「済 またはユーザー名」

データー印の挿入
コツとして、「背景を透明にする」と「画像として押印する」にチェックを入れておくと、電子印鑑の大きさを変更したり位置を動かしやすいです。

また、日付は自動的に当日が表示されますが、直接編集をすることも可能。

日付の表示形式は数パターン用意されています。

エクセルのバージョンによっては令和元号に対応していないこともあります。

エクセル電子印鑑の作り方と設定③角印

見積書、請求書、注文書など、ビジネスで比較的使う機会の多いのが角印。

設定画面の入力欄は横書きになっていますが、押した電子印鑑は縦書きになります。

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フォントの初期設定は「MS Pゴジック」ですが、僕は「TA堀内正楷書」に変更しています。

電子印鑑の角印
他にもたくさんのフォントが用意されているので、イメージに合うように作成してくださいね。
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エクセル電子印鑑の作り方と設定④ビジネス印

上述したように、ビジネス印は大変便利な印鑑です。

エクセルのテキストボックスを使って「社外秘」や「回覧」などの文字を書類に挿入していた方もいると思いますが、エクセル印鑑なら1クリックでOK。
ビジネス印はオリジナルも作れる
ビジネスで必要な項目は一通り揃っていますが、もし欲しい項目名が見当たらないという場合は、オリジナルのビジネス印の作成も可能です。

エクセル電子印鑑の作り方と設定⑤ユーザー印

ユーザー印は画像をオリジナル印鑑として設定できます。

スキャンした印鑑の画像を登録する使い方もありますが、好きな画像を設定するのもおもしろいです。
ユーザー印で好きな画像を設定する
スタンプ感覚でオリジナルキャラクターを貼り付けることもできます。

ためしに、ガラクタブログのプロフィール画像(アイコン)をユーザー印に設定してみました。

ユーザー印は1つの画像しか登録できません。

スタンプ感覚で画像を貼ることができるので、頻繁に使う画像(ロゴとかキャラクター)があるようでしたら、ユーザー印設定をしておくと便利です。
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エクセル電子印鑑を1クリックで使う設定方法

毎回、マウスを右クリックしてエクセル電子印鑑を選択するのは面倒なので、もっと簡単に利用できる方法をお伝えします。

エクセル電子印鑑を1クリックで使う設定方法①リボンに印鑑を表示してボタンで操作する

印鑑設定の「その他」タブの中に、「リボンにタブを表示し、ボタン操作可能にする」という箇所があります。
Excel電子印鑑をリボンに登録する
こちらにチェックを入れると、エクセルのリボンに、認印、データネーム印、角印、ビジネス印、ユーザー印などが大きなボタンで表示されます。

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1クリックするだけでシートに電子印鑑を挿入することができます。

エクセル電子印鑑を1クリックで使う設定方法②クイックアクセスツールバーに電子印鑑を登録する

Excel電子印鑑はリボンに登録するのも良いですが、個人的にはクイックアクセスツールバーに登録する方がおすすめ。

リボンだと一度「印鑑」タブに切り替えないとエクセルl電子印鑑を利用することができません。

しかし、クイックアクセスツールバーなら現在選択しているタブに関係なく、いつでも設定してあるコマンドを実行することが可能です。
Excel電子印鑑はクイックアクセスツールバーに登録すると便利
クイックアクセスツールバーにコマンドを登録する方法は、下記の記事でくわしく紹介しています。

エクセルの超便利機能!クイックアクセスツールバーとは?エクセルの超便利な機能「クイックアクセスツールバー」を利用すれば、作業効率が格段に上がります。また、自分専用にカスタマイズすることも可能です。...

頻繁にエクセル電子印鑑を利用する方は、ストレスなく押印できるように設定しておくことをおすすめします。

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まとめ

ペーパーレス化の推進や業務効率化のために、電子印鑑を採用している企業は急速に増えています。

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社内で利用していなくても、取引先から「書類に電子印鑑を押して返送してください」と言われることもあります。

今回ご紹介したエクセル電子印鑑は、コストがかからないため即導入できます。

複数のパソコンにインストールができるのもメリットとして大きいですよね。

エクセル初心者でも簡単に使えるので気軽に試してみてください。
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