仕事効率化

【エクセル】複数のシートを別々のPDFとして保存する方法とは?

エクセルをシート別にPDF変換したい…と思ったことはありませんか?

例えば各シートをPDFにして、それぞれ異なる宛先へメール送信する場合です。

シート①はA社へ
シート②はB社へ
シート③はC社へ

シートごとPDFに変換したい

エクセルをPDFにするには、「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択。

名前を付けて保存でPDF化

ファイル形式をPDFにして「保存」すればOK。

ファイル形式をPDFに変更

エクセルシートがPDFに変換されました。

エクセルシートがPDFに変換

しかし、1回に1シートしかPDF変換することができないため、複数のシートがある場合には繰り返し作業が必要となります。

ナル
ナル
シートがたくさんあると面倒ですね!

ShiftキーやCtrlキーで複数のシートを選択してPDF変換すれば…とも検討。

ですが、残念ながらこの方法ではすべてのシートが統合されて1つのファイルで保存されてしまいました。

まとめて変換すると統合されてしまう

そこで本記事では、エクセルをシートごとにPDF変換する超簡単な方法をご紹介します!

エクセルをシート別にPDF変換するマクロを作成!

毎日決まったシートをPDF保存するなら、エクセルの「マクロの記録」機能で専用マクロを作成するのがおすすめ。

ボタンを1度クリックするだけで、エクセルをシート別にPDF変換してくれます。

プラグラミングの知識も必要とせず、手順を真似すればエクセル初心者でも簡単に作れるので安心。

仕事がとてもラクになるので、ぜひチャレンジしてくださいね!
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エクセルをシート別にPDF変換するマクロのメリット

マクロを使ってエクセルシートをPDF保存するメリットをお伝えします。

エクセルをシート別にPDF変換するマクロのメリット①初心者でも簡単

マクロと言われると難しいイメージがあるかもしれませんが、エクセルには操作を自動で覚えてくれる「マクロの記録」機能があります。

【エクセル】マクロの記録の使い方と初心者でもすぐにできる活用法毎日決まった手順で行うエクセルの作業を自動化したいと思ったことはありませんか? 「マクロの記録」機能を使えばプラグミラングの知識がまったくない初心者でも簡単にマクロを作成することが可能です!...

後述する手順を真似するだけで、プログラミング知識がない素人でも簡単に複数のエクセルシートをPDF変換するボタンを作成可能。

完成したマクロは、エクセルがインストールされているパソコンならどこでも使用OK。

同僚に仕事を引き継ぐときや、パソコンを買い替えることがあっても安心です。

エクセルをシート別にPDF変換するマクロのメリット②自由にアレンジ

この記事でご紹介するマクロは、複数のシートを別々のPDFとして指定のフォルダに保存をする内容となっています。

しかし、運用を続ける中で、PDF変換したいシートを増やしたり減らしたり、またはPDFを保存するフォルダを変更したい…というケースもありますよね。

そんな場合には、マクロを最初から作り直しても良いですが、作成済みのマクロにちょっと手を加えるだけで様々な変更に対応することもできます。

具体的に、マクロの修正箇所(コード)についても解説しますので、チャレンジできるようなら是非やってみてください。

エクセルをシート別にPDF変換するマクロのメリット③作業を超高速化

エクセルでマクロを利用する最大のメリットは時短

複数のシートを1つずつPDF保存するとしたら、かなりの時間を要しますよね。

シートが大量にあれば数十分~数時間かかることもあるかもしれません。

ですが、マクロならボタンを1回クリックするだけですべての工程を一瞬で終わらせてくれます。

毎日の業務を改善すれば、残業ゼロで定時に帰れるようになったり、ストレスや疲労の軽減にもなります!
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【実践】マクロを使ってエクセルをシート別にPDF変換!

エクセルシートを手作業で1つずつPDFにしていたのですが、思い切ってマクロを利用することにしました。

毎日作業するエクセルファイルに、「PDF変換」のマクロを作成。

ナル
ナル
作り方は後述しますが、非常に簡単です。

手作業がなくなり、いつでも好きなタイミングでエクセルをPDFにできるようになりました。

やることはボタンをクリックするのみ。

PDFに変換するボタン

これだけで、デスクトップに、シート①、シート②、シート③がPDFで保存されます。

シート別にPDF変換された

一瞬で作業が終わります。超簡単ですね!

あとはPDFを取引先などにメール送信すれば作業終了。

ナル
ナル
毎日の作業が圧倒的にラクになりました。

たまにしかやらない仕事はともかく、頻度の多い作業は自動化をおすすめします。

日々のストレスの軽減、作業効率の向上、それに時短にもなって良いこと尽くしです。
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エクセルでシートごとPDF変換する方法

エクセルにシートをPDF変換するマクロを作成する手順を紹介します。

対象のエクセルファイルを開き、「開発タブ」をクリック。

エクセルの開発タブ

エクセルの設定によっては、開発タブが画面に表示されていない場合があります。

ナル
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そんなときは、メニューが並んでいる部分で右クリックをしてください。

表示されるメニューからリボンのユーザー設定を選択。

リボンのユーザー設定

メインタブの開発にチェックを入れます。

開発にチェック

エクセルのメニューに開発タブが表示されました。

開発タブが表示

マクロを簡単に作成するために、「マクロの記録」をクリック。

「マクロの記録」機能を使うと、操作した内容を自動で記録してマクロにしてくれます。

マクロ名は、「シート①をPDF変換」など、分かりやすい名前にしておくと良いです。

マクロ名を付ける

ここからは、エクセルで操作した内容が記録されます。

ゆっくりで大丈夫なので、間違いのないように操作してください。

マクロの記録を開始

エクセル画面右上のファイル→名前を付けて保存。

名前を付けて保存

ファイル名は分かりやすく「シート①」、ファイルの種類は「PDF」にして保存。

※保存場所はデスクトップを指定しました。

PDFで保存

次に、「記録終了」ボタンをクリック。

マクロの記録終了

ここまでのエクセル操作がマクロで記録されました。

パソコンのデスクトップに「シート①」というPDFファイルが作成されていますが、必要ないので削除します。

不要のPDFを削除

エクセルの画面に戻り開発タブのマクロをクリックすると、「シート①をPDF変換」が表示されるはずです。

マクロを確認

「実行」ボタンを押すと、マクロによってデスクトップにPDFが保存されます。

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1つのシートをPDF保存したいだけなら、マクロの作成は以上で完成。

ナル
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しかし、今回は3つのシートをPDF変換するマクロを作成したいため、まだ作業を続けます。

他のシートをPDF変換するために、「シート①をPDF変換」マクロを編集。

画面に「シート①をPDF変換」のコードが表示されます。

マクロの編集

意味がわからない文章…に見えるかもしれませんが、心配ありません。

表示されているコードを丸ごと選択してコピー

表示されているコードをコピー

「シート①をPDF変換」マクロの下に貼り付けます。

コードを貼り付け

コピペしたコードを編集して、「シート②をPDF変換」するマクロを作成します。

やることは簡単で、「シート①」となっている部分を「シート②」に変更するだけ。

部分的に修正

同様に、「シート③をPDF変換」バージョンも作成します。

同様に加工

作業後、エクセルの画面に戻りマクロを確認すると、マクロが3つになっています。

・シート①をPDF変換
・シート②をPDF変換
・シート③をPDF変換

3つのマクロが完成
ナル
ナル
ここまでできたらあと少し!

エクセルのシートを新規追加して、「PDF変換」と名前を付けます。

シートを新規追加

「開発タブ」の中にある「挿入」からボタン(フォームコントロール)を選択。

シートの好きな位置にボタンを描きます。

ボタンを作成

すると、マクロの登録ダイアログボックスが表示されます。

マクロ名はそのままで良いので、「新規作成」をクリック。

マクロの新規作成

「Sub ボタン1 Click()」と「End Sub」の間に、下記のようにマクロ名を入力します。

シート①をPDF変換
シート②をPDF変換
シート③をPDF変換

マクロを登録

これでシート①、シート②、シート③を別々にPDFするボタンが完成しました。

ボタンの名前は変更できます。

名前は変更可

作成したマクロを保存するときには注意点があります。

通常のエクセルシートとして保存すると、なんとせっかく作成したマクロが消えてしまうのです。

警告が表示されます。

マクロを保存する場合の注意

マクロを含むエクセルを保存する場合には、ファイルの種類を「Excel マクロ有効ブック」に変更してください。

エクセルマクロ有効ブック

マクロを含む状態で保存されると、エクセルのアイコンに「!」マークが表示されます。

マクロを含むブック

まとめ

エクセルのシートをまとめてではなく、別々のPDFとして保存する方法を紹介しました。

マクロを使わなければできないという作業ではありませんが、毎日のルーティンになっている仕事がボタン1つで片付くのは非常にラクです。

また、マクロの編集機能でコードをコピー貼り付けや加工すれば、もっとたくさんのシートを1度にPDF変換したり、保存先のフォルダを変更することも可能。

これまでマクロを敬遠していた方も、ぜひチャレンジしてください!
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