仕事効率化

エクセルの超便利機能!クイックアクセスツールバーとは?

この記事が役に立つ人
  • エクセルをもっと便利に利用したい
  • 少しでも早く仕事を終わらせたい
  • 自分流にエクセルをカスタマイズしたい
  • 機能がどこにあるのか覚えられない
  • 簡単に業務改善したい

本記事では、クイックアクセスツールバーを利用してエクセルの作業効率を上げる方法をお伝えしています。

さらに、クイックアクセスツールバーに追加登録すると便利な機能(コマンド)も紹介するので参考にしてください。

マクロを利用すれば、さらに仕事がラクになります。

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Contents

エクセルの超便利機能クイックアクセスツールバーで作業を神速化

クイックアクセスツールバーというのは、エクセル画面の上の方に並んでいるボタンの正式名称です。
クイックアクセスツールバー
「上書き保存」や「元に戻す」などのボタンが初期設定で表示されています。

あなたも一度は利用したことがあるのではないでしょうか?

クイックアクセスツールバーに登録された機能は、1クリックで実行することができます。
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エクセルの超便利機能クイックアクセスツールバーのメリット

エクセルのクイックアクセスツールバーが便利な理由を2つお伝えします。

エクセルの超便利機能クイックアクセスツールバーのメリット①時短と効率化

たとえば、エクセルで「値の貼り付け」をするにはマウスを何度かクリックをする必要がありますよね。

コピーしたデータを別のセルに貼り付けるとき、「右クリック→形式を選択して貼り付け→値」とやると3クリックですね。
値の貼り付け手順
「ホームタブ→リボンの貼り付け→値の貼り付け」とやっても3クリックです。
(すでにホームタブ画面になっているなら2クリック
リボンから値の貼り付け
ショートカットキーの「Ctrl+V→Ctrl→V」で値の貼り付けをすることもできますが、こちらも3回キーボードを押す必要があります。

しかし、クイックアクセスツールバーを利用すればボタンを1クリックするだけで「値の貼り付け」ができます。

他の方法と比べて1~2クリック減るだけと感じるかもしれませんが、1日に何度もする作業ならどうでしょうか?

1年間で何百回、何千回という差が生じますよね。

塵も積もれば山となります。

長い目でみたらかなりの時短効果を期待できます。
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エクセルの超便利機能クイックアクセスツールバーのメリット②ミスの軽減

作業工程は多ければ多いほどミスのリスクが高まります。

値の貼り付けをしようとして、数式や書式設定も一緒に貼り付けてしまうというミスをよくやらかします。
ミスした貼り付け
クイックアクセスツールバーならボタン1つで処理が完了するため、ミスをすることはほとんどありません。

自分以外の方にエクセルの作業を依頼する場合でも、クイックアクセスツールバーを設定しておくことで誤入力や操作ミスの軽減効果を期待できます。

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【実践】エクセルの機能をクイックアクセスツールバーで利用する方法

クイックアクセスツールバーに「値の貼り付け」機能を追加登録してみます。

エクセル画面上部のクイックアクセスツールバー右端の▼をクリックして、その他コマンドを選択します。
その他コマンドをクリック
ウインドウの左右に枠が表示されます。

左の枠にはクイックアクセスツールバーに追加することが可能なコマンドが表示されています。

右側の枠はクイックアクセスツールバーに登録されているコマンドです。
左右に枠がある

コマンドとは、エクセルの機能のことです。

コマンドの選択を「すべてのコマンド」に変更

一覧の中から「値の貼り付け」をさがし「追加ボタン」をクリックすると、右側の枠に「値の貼り付け」が表示されます。
値の貼り付けコマンドを追加

現在クイックアクセスツールバーに登録されているコマンドで不要なものがあれば、右側の枠からコマンドを選択して「削除」をすれば消すことができます。

不要なコマンドは削除できる
この状態でOKをすると、クイックアクセスツールバーに「値の貼り付け」が追加されます。
値の貼り付けがツールバーに追加された
これで「値の貼り付け」が1クリックで操作可能になりました。

この手順であなたがよく使う機能(コマンド)を追加していけば1クリックで使えるオリジナルのクイックアクセスツールバーを作成することができます。

クイックアクセスツールバーに登録した「値の貼り付け」機能を早速使ってみましょう。

下図の表でB2セルからB6セルのデータを、E2からE6セルにコピー&貼り付けます。
値で貼り付けしたいデータ
数式や書式設定(セルの色)は不要なので、「値の貼り付け」を使います。

B2セルからB6セルを選択コピーしたあと、E2セルを選択。
データをコピーする
クイックアクセスツールバーに登録されている「値の貼り付け」をクリック。
クイックアクセスツールバーで値の貼り付け
元データの値のみがコピーされました!

値の貼り付けはエクセル関数を使うときにはよく使うので、クイックアクセスツールバーに登録しておくと役に立ちます。

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ナル
ナル
何度も同じ作業をするときにはかなりラクかも

クイックアクセスツールバーに慣れてしまうと、マウスを何度もクリックして操作するのが面倒に感じるようになってきますよ。

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クイックアクセスツールバーに登録すると便利なエクセル機能14選

クイックアクセスツールバーに登録すると作業が捗る14個のおすすめ機能(コマンド)を紹介しておきます。

機能名のとなりに、コマンドの場所を括弧で書いてあるので参考にしてください。

エクセル機能①上書き保存(基本的なコマンド)

上書き保存コマンド
上書き保存はクイックアクセスツールバーに初期設定で表示されています。

合わせて「名前を付けて保存」を追加登録するのも便利

パソコンがいきなりフリーズしたり、不具合が起きるときのことを想定して、データの保存は小まめにしておくことを推奨します。

エクセル機能②元に戻す(基本的なコマンド)

元に戻すコマンド
数式を誤って消してしまった、列幅の調整を失敗した、なんてときはこれで元の状態に戻せます

こちらも初期設定で表示されています。

20手順くらい前まで戻せる非常に便利な機能。

あえてクイックアクセスツールバーから削除する人もいないとは思いますが、誤って消した場合には再登録しておきましょう。

エクセル機能③やり直し(基本的なコマンド)

やり直しコマンド
「元に戻す」をしたけど、やっぱり操作をやり直したいというときは「やり直し」をクリック。

基本的に「元に戻す」とセットで使う感じですね。

これも初期設定で登録されています。

エクセル機能④PDF または XPS 形式で発行(ファイル タブ)

PDF または XPS 形式で発行コマンド
エクセルで作成した表をPDFに変換・保存して上司や取引先に送ることもありますよね。

通常なら「名前を付けて保存」からファイル形式を選択してPDF保存という流れになりますが、これなら1クリックでPDF保存ができます。
エクセルをPDFに変換

エクセル機能⑤電子メール(基本的なコマンド)

電子メールコマンド
クリックすると、既定のメールソフトが起動します。

さらに作業中のエクセルを添付した状態でメールを作成できちゃいます。
エクセル添付で電子メールをつくれる
メールにファイルを添付するのを忘れてしまった…なんてうっかりミスの防止にもなりますね。

エクセル機能⑥印刷プレビューと印刷(基本的なコマンド)

印刷プレビューと印刷コマンド
作業中に「ファイル→印刷プレビュー」で状態を確認している方もいますが面倒ですですね。

印刷画面はすぐに確認できるようにしておきましょう。

エクセル機能⑦クイック印刷(基本的なコマンド)

クイック印刷コマンド
1クリックで1部印刷されます。

事前に印刷プレビューを見ておかないと悲惨なことになることもありますが、素早く印刷できるのでよく利用しています。

連続でクリックすれば、2部、3部と資料を印刷することもできますよ。

エクセル機能⑧格子([ホーム]タブ)

格子コマンド
表を作成しているとき、必ず使うのが罫線ですよね。

その中でも圧倒的に使用頻度が多いのが格子です。

範囲を指定してポチっとすれば格子が引けます。
1クリックで格子が引ける
通常だと、罫線の種類を選択する必要もあるためちょっと手間なんですよね。

格子コマンドは本当におすすめ。

エクセル機能⑨オートSUM([ホーム]タブ)

オートSUMコマンド
使用頻度が圧倒的に多いエクセル機能

非常に便利で大活躍する機能ですが、A1セル付近で使用したいときにはボタンの位置がちょっと遠く感じませんか?
オートSUMが遠い
どうしてオートSUMはあんなに右側に配置されているのでしょうか…。

クイックアクセスツールバーに追加しておくと、ほんの少しですがボタンを押すのがラクになります。
オートSUMが近い

エクセル機能⑩並び替え([データ]タブ)

並び替えコマンド
入力したデータを並び替えして、次はオートSUMで合計してまた並び替えて…。

エクセルで複数のタブ(リボン)を行ったり来たりすることはありませんか?。
(例:ホームタブ→データタブ→ホームタブ)

地味にストレスなんですよね。

よく使う機能をクイックアクセスツールバーにあつめておけば、タブの切り替えが必要ありません。

エクセル機能⑪フィルターの追加または削除([データ]タブ)

フィルターの追加または削除コマンド
並べ替えと同じです。

オートSUMと一緒に使うことも多いので、こちらもクイックアクセスツールバーに入れてしまいましょう。

データの分析や加工をする人は必須かもしれませんね。

エクセル機能⑫スクリーンショットをとる【[挿入]タブ】

スクリーンショットをとるコマンド
知らない方も多いようですが、めちゃめちゃ便利な機能です。

ブラウザで閲覧しているサイトを画像としてExcelのシートに貼ることができます
スクリーンショットをとる
今回はChromeを利用していますが、インターネットエクスプローラーやワード、メールソフトなどの画面でも可能。

手順書(操作マニュアル)を作成する時などに大活躍します。
ブラウザで表示している画面をスクショ

エクセル機能⑬ユーザー設定(電卓)(すべてのコマンド)

電卓コマンド
エクセルで作業をしていて、ちょっとした計算を電卓でしたくなるときありませんか?

手元に電卓がない…という場合に備えて、設定しておくと便利。
電卓をいつでも起動
Windowsのスタートメニュー→アクセサリからも電卓を起動することはできますけど、面倒なのでエクセルからすぐに表示できるようにしておきましょう。

エクセル機能⑭コピー([ホーム]タブ)

コピーコマンド
値の貼り付けと相性抜群のコピー機能。

必須ではないですが、あると結構便利です。

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クイックアクセスツールバーを作業シートの近くに表示する方法

クイックアクセスツールバーは、エクセルの最上部に表示されるようになっています。
ツールバーが作業シートから離れている
しかし、実際にシートで作業をしていて最上部へマウスを動かすのは距離があります。

それに加え、クイックアクセスツールバーに機能ををたくさん登録するとウインドウを移動したいときにドラッグする隙間がなくなってしまいます。
ドラッグしたいのに隙間がない
そうした理由から、僕はエクセルのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示することをおすすめしています。

設定は、「リボンの下に表示する」をクリックするだけ。
リボンの下に表示をクリック
作業シートからマウスを動かす距離が近くなり、作業がしやすくなりますよ。
ツールバーと作業シートが近くなった
元に戻したいときは、「クイックアクセスツールバーをリボンの上に表示する」をクリックするだけです。
リボンの上に表示するで元に戻る

今回お伝えしたクイックアクセスツールバーのカスタマイズは、他のマイクロソフトのOffice(ワードやパワーポイント)でも同様に設定できます。
ワードとパワーポイント
他のソフトウェアも自分が操作しやすい設定にしてみましょう。

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エクセルのクイックアクセスツールバー設定を他のパソコンへ移行する方法

エクセルのバージョンアップをした場合、クイックアクセスツールバーの設定は基本的に引き継がれますが、パソコンの本体そのものを新品に交換した場合にはカスタマイズを再設定する必要があります。

ナル
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最初から設定するのは大変そう!

そこで覚えておいていただきたいのが、設定のエクスポート機能とインポート機能

クイックアクセスツールバーは設定情報を他のパソコンにコピーすることができます。

例として、Aパソコンのクイックアクセスツールバーの設定をBパソコンに反映させるとします。

Aパソコンで、クイックアクセスツールバーのカスタマイズ画面の「インポート/エクスポート」から、「すべてのユーザー設定をエクスポート」を選択。
設定ファイルをエクスポート
「Excel Customizations」という設定情報ファイルを任意の場所に保存。

ファイルをUSBメモリなどで別のパソコンのデスクトップ等にファイルをコピーして移行します。
ファイルを保存
Bパソコンでエクセルを起動し、クイックアクセスツールバーのカスタマイズ画面から「インポート/エクスポート」→「ユーザー設定ファイルをインポート」
設定ファイルをインポート
別のパソコンからコピーした「Excel Customizations」ファイルを開きます。
ファイルを開く
Aパソコンと同じクイックアクセスツールバーの設定がBパソコンにも反映されました。
クイックアクセスツールバーの設定をコピー
パソコンを買い替えるときや、複数のパソコンを利用している場合に便利な方法です。

トラブルがあってエクセルを再インストールするときも、バックアップとして設定ファイルを保存しておくと役に立つかもしれませんね。

まとめ

エクセルのクイックアクセスツールバーは1クリックですぐにコマンドを実行できる超便利機能です。

自身がよく利用する便利な機能(コマンド)を登録しておけばさらに仕事の効率化になりそうですね。

エクセル印鑑をクイックアクセスツールバーに登録しておくのもオススメ。

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エクセル初心者でも簡単に使えるので、ぜひ活用してください!
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